(趣旨)

第1条　町における文書事務の処理については、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(文書事務の原則)

第2条　文書事務は、適正かつ速かに行うとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めるものとする。

(総務課長の職務)

第3条　総務課長は、役場及び出先機関の文書事務が適正かつ円滑に行われるよう指導調整するとともに、役場に関する文書の受領、配付、発送、保管及び廃棄を行うものとする。

(文書取扱主任)

第4条　役場の課及び出先機関に文書取扱主任をおき、役場にあっては課長、出先機関にあってはその長をもってあてる。

(収受した文書)

第5条　総務課長(出先機関にあっては、文書取扱主任をいう。この章において同じ。)は、到着した文書を収受するとともに、直ちに開封し、収受印を押し、収受番号を付し、文書受付簿(様式第1号)に記載し、主務課に配付して当該課の文書取扱主任の受領印を受けなければならない。ただし、町長が別に定める軽易な文書については、収受印の押印並びに収受番号及び文書処理簿の記載を省略することができる。

(送料未納等の取扱)

第6条　郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務課長が必要と認めるものにかぎり、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

(主管課への配付)

第7条　2以上の課に関連する文書は、総務課長が最も関連が深いと認める課に配付する。

(課内の配付)

第8条　文書取扱主任は、配付を受けた文書を、担当者へ配付するものとする。

(当直員が受領した文書)

第9条　当直員が受領した文書等は、当該日直又は宿直の任務が終了したときに総務課長に引き継ぐものとする。

(起案)

第10条　文書による事案の決定は、起案用紙(様式第2号)によって起案し、回議に付し、決裁を得ることによって行う。

(起案文書の処理)

第11条　起案した文書(以下「起案文書」という。)の処理にあたっては、次の各号に規定する事項に留意しなければならない。

(決裁済文書の処理)

第12条　担当者は、決裁済文書で、次の各号に掲げるものの内(1)にあっては総務課備付けの簿冊に、(2)にあっては当該課備付の簿冊に、記号、番号等の登録の処置をしなければならない。

(秘密文書の処理)

第13条　町の利益から秘密保全度が高く当事者以外の者に知られることが望ましくない文書(以下「秘密文書」という。)の処理は、次の各号の規定によるものとする。

(浄書)

第14条　決裁済の文書の浄書は、主管課において行うものとする。

(公印等の押印)

第15条　浄書済の文書を発送しようとするときは、公印及び契印を押印するものとする。ただし、軽易な文書については、これを省略する。

(郵送文書の持参)

第16条　特別の場合を除くほか、文書を郵送する場合は退庁時刻1時間前までに総務課(出先機関にあっては、文書の発送を担当する者をいう。次条において同じ。)に郵送文書を持参しなければならない。

(完結文書の処理)

第17条　文書の処理が完結したときは、松川町文書整理保存規程(昭和43年松川町規程第9号)の定めるところにより整理するものとする。