○松川町文書整理保存規程
昭和43年12月1日
規程第9号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、役場及び出先機関で処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 完結文書は、法令の根拠若しくは業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書は会計年度別に、その他の文書は暦年別に編集すること。
(2) 1冊の厚さが10センチメートルをこえるとき又は完結文書の性質・形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。
(3) 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において、保存年限及び種別に十分な考慮をはらうこと。
(4) 種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取り扱うこと。
(5) 図面等で文書とともに編集製本のできないものは、箱又は袋等に名称、年度及び種別を表紙の例によって記載すること。
(6) 文書の表示は、様式(1)の要領による。
(種別及び保存年限)
第3条 完結文書の種類及び保存年限は、別表のとおりとする。
第4条 種別の決定が困難な完結文書は、総務課長と協議して主管課長がその種別を定めるものとする。
(保存)
第5条 主管課長が完結文書を編集したときは、速やかに総務課長に引き継ぐものとする。
(閲覧又は借用)
第6条 職員は、保存文書の閲覧又は借用しようとするときは、閲覧(借用)票(様式第4号)を総務課長に提出してその許可を受けるものとする。
2 職員以外のものには、保存文書の閲覧は認めない。ただし、町長が特に認めるものについては、前項に規定する手続により閲覧の場所を指定して閲覧させることができる。
(借用期間)
第7条 借用期間は、7日以内とする。ただし、総務課長は、借用期間を延長又は短縮することができる。
2 総務課長は、借用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。
(廃棄)
第8条 総務課長は、保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。この場合において、機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却、切断等を行わなければならない。
附則
この規程は、昭和43年12月1日より施行する。
別表
完結文書の種別及び保存年限
種別 | 保存年限 |
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第1種 | 永久保存 | 1 町議会の議決書及び議事録 2 条例、規則、告示、訓令、訓、達及び指令の原議及び関係書類 3 町公報 4 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類 5 退職年金及び遺族年金に関する文書 6 褒賞に関する文書 7 不服の申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書 8 調査及び統計で特に重要な文書 9 事務引継に関する重要な文書 10 財産及び町債に関する文書 11 町税徴収に関する文書 12 文書保存台帳 13 工事関係書類で特に重要なもの 14 市町村の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書 15 歳入歳出決算書 16 その他永久保存の必要を認められるもの |
第2種 | 10年保存 | 1 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 2 認可、許可又は契約に関するもの 3 原簿及び台帳 4 寄附受納に関する重要なもの 5 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類 6 物品の出納簿 7 租税その他各種公課に関するもの 8 その他10年保存の必要を認められるもの |
第3種 | 5年保存 | 1 補助金に関する書類 2 調査、統計、報告、証明等に関するもの 3 工事又は物品に関する書類 4 その他5年保存の必要を認められるもの |
第4種 | 3年保存 | 1 消耗品及び材料に関する受払簿 2 当直日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの 3 照会、回答その他往復文書に関するもの 4 その他3年保存の必要を認められるもの |
第5種 | 1年保存 | 軽易な文書 |
