○松川町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
平成29年11月1日
告示第46―1号
(目的)
第1条 この要領は、飯田市、松川町、高森町、阿南町、阿智村、平谷村、根羽村、下條村、売木村、天龍村、泰阜村、喬木村、豊丘村及び大鹿村(以下「関係市町村」という。)の戸籍に係る電子情報処理組織の事務の委託に関する規約第1条の規定に基づき、戸籍法(昭和22年法律第224号)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及びその他の法令等に定めるところにより、住民税務課における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 住民税務課に設置した戸籍専用コンピュータにより、現在戸籍、除かれた戸籍(除籍及び改製原戸籍を含む。以下「除籍等」という。)、戸籍の附票、人口動態調査票等を磁気ディスクに記録し、戸籍事務、戸籍附票事務及び人口動態調査等の戸籍関連事務(以下「戸籍事務等」という。)を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データ及び磁気ディスク等に記録されたデータをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書、その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(5) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(6) プログラム サーバ及び端末機を機能させて戸籍情報システムを作動させるための命令の組合せをいう。
(7) サーバ 戸籍情報システムを使用するために飯田市(以下「受託市」という。)に設置した正中央処理装置並びに副中央処置装置及び民間データセンターに設置した第二副中央処理装置で、プログラム及び戸籍データを処理し、及び格納する装置をいう。
(8) 端末機 戸籍関連事務を処理するために、サーバに専用回線で接続することにより、戸籍データを取り扱うことができる端末装置をいう。
(事務処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムに係る事務処理に当たっては、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 戸籍事務の効率化を図ること。
(2) 個人情報の保護を適正に行うこと。
(3) 関係市町村の間の戸籍に係る電子情報処理組織の事務の委託に関する規約に基づく協議書に規定する事項
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民税務課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連するプログラム及び設備等の状況について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難等その他災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍の事務管掌者である町長に報告しなければならない。
3 戸籍の事務管掌者は、前項の報告があった場合は、復旧のために必要な措置を講ずるとともに、再発を防止するための措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、戸籍情報システムの点検を委託して実施する場合は、戸籍データの保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、住民税務課住民係長をもって充てる。
2 取扱責任者は、端末装置の管理責任者とする。
(戸籍データの保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データ等(出力帳票も含む。)の漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 戸籍データは、不要になった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令等に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。
(1) 磁気ディスク等は、施錠ができ、持ち運びが不可能な保管用具に保管する等の安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受け払い及び管理に関しては、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、出力帳票を次により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は破棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、当該取扱職員に付与するものとする。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の使用)
第13条 端末機は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機は、戸籍事務等及び戸籍関連業務以外に使用してはならない。また、戸籍データを戸籍事務等及び戸籍関連業務以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の管理)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフトを管理しなければならない。
2 災害等の事変から戸籍データを保護するため、戸籍正本のバックアップを記録した戸籍事務電子計算機に係る機器を庁舎外の施設に保管できるものとする。
3 前項に基づき戸籍事務電子計算機に係る機器を庁舎外に保管しようとするときは、受託市及び当町の適正・厳格な管理下に置かれ、受託市の保護管理者が任命した者以外が戸籍データにアクセスできないような措置を講じるものとする。
(研修等の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びに個人情報保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るための研修並びに戸籍情報システムの操作方法及び事故発生時における必要な措置についての教育訓練の計画を策定し、これを実施しなければならない。新任の取扱職員については、着任後速やかに実施しなければならない。
(会議)
第16条 データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
3 会議は、保護管理者が必要に応じて召集し、データ保護に係わる事務について審議する。
4 会議の庶務は、住民税務課おいて処理する。
(補則)
第17条 この要領に定めるもののほか必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
この要領は、平成29年11月1日から施行する。
附則(令和5年告示第20号)
この告示は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器等の管理票
機器等 | 管理方法等 |
サーバ(正サーバ及び副サーバ) | (1) 入退室の管理を行い施錠のできる管理区域に設置すること。 (2) 容易に取り外せないよう必要な措置をした施錠できる戸籍専用サーバラック内に設置すること。 (3) 防火対策及び消火設備を装備すること。 (4) 戸籍専用サーバラックの鍵を施錠可能な保管庫にて厳重に管理すること。 (5) 起動用パスワードの設定及び取扱職員の任命をすること。 (6) 戸籍情報システムの起動用パスワードの設定及び取扱職員の任命をすること。 (7) 使用者の記録を作成すること。 |
端末機 | (1) 起動用パスワードの設定及び取扱職員の任命をすること。 (2) 戸籍情報システムの起動用パスワードの設定及び取扱職員の任命をすること。 (3) 使用者の記録を作成すること。 (4) 操作画面及び処理内容が来庁者からは読み取られない位置及び角度に配置すること。 |
戸籍データ | 関係市町村が相互にアクセスできない機能を確保すること。 |
端末機に内蔵するプログラム | 複写又は変更不能の措置をすること。 |
戸籍データバックアップサーバ(第二副サーバ) | (1) 戸籍データバックアップサーバは、株式会社電算SDC(民間データセンター)内の専用ラックに保管する。 (2) ラックの施錠・開錠は、受託市の保護管理者が任命した上記センター従事者のID及び指紋認証登録することにより行う。 |
サーバ(正サーバ、副サーバ及び第二副サーバ)及び端末機に内蔵するプログラム | 複写及び変更不能の保護措置をすること。 |